Soumettre une offre dans un marché public est toujours une course contre la montre. Les délais sont fixés par la loi, la date limite de soumission est absolue, et le cahier des charges soulève inévitablement des questions. La différence entre une soumission solide et une soumission faible réside souvent dans la manière dont vous gérez ce processus : quand vous posez vos questions, comment vous suivez les modifications, et comment vous adaptez votre planning interne en conséquence.
Le délai de soumission
Les délais minimaux pour la soumission des offres dépendent de la procédure et du mode de publication. Les délais clés sont fixés dans la loi du 17 juin 2016 et l’AR du 18 avril 2017 relatif à la passation.
Au-dessus du seuil européen
| Procédure | Standard | Réduit (urgence) |
|---|---|---|
| Procédure ouverte | 35 jours | 15 jours |
| Procédure restreinte (sélection) | 30 jours | 15 jours |
| Procédure restreinte (offre) | 30 jours | 10 jours |
| Procédure concurrentielle avec négociation | 30 jours | 10 jours |
Les délais standard peuvent être réduits de cinq jours si les documents de marché sont disponibles par voie électronique et si l’avis a été envoyé électroniquement.
Les délais réduits pour urgence nécessitent une décision motivée du pouvoir adjudicateur. En pratique, ils sont principalement utilisés pour les marchés nécessitant une action rapide — par exemple en cas d’urgence ou lorsqu’un contrat existant arrive à expiration.
En dessous du seuil européen
Les délais en dessous du seuil européen sont plus courts. Le minimum général pour les marchés nationaux est de 22 jours pour une procédure ouverte. Pour la procédure négociée simplifiée avec publication préalable, des délais encore plus courts s’appliquent selon la valeur du marché.
Pour les marchés en dessous de 143 000 euros (ou 221 000 euros pour les autres pouvoirs adjudicateurs) passés via la procédure négociée sans publication préalable, le pouvoir adjudicateur fixe lui-même un délai raisonnable.
Quand le délai commence-t-il à courir ?
Le délai commence le jour suivant l’envoi de l’avis (pas la publication). Pour les publications européennes, c’est le jour suivant l’envoi à l’Office des publications de l’UE. Pour les publications nationales via e-Notification, c’est le jour suivant l’envoi de l’avis.
Poser des questions : le forum
Tout cahier des charges soulève des questions — spécifications peu claires, exigences contradictoires, annexes manquantes. Le forum sur e-Procurement est le canal officiel pour poser des questions au pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur publie les réponses sous forme de notes d’information visibles par tous les soumissionnaires.
Comment poser une bonne question ?
Soyez spécifique. Référez-vous à l’article exact, à la page ou à l’annexe où se trouve l’ambiguïté. Plus votre question est précise, plus la réponse est utile.
Posez votre question en temps utile. La plupart des cahiers des charges mentionnent une date limite pour poser des questions — généralement une semaine à dix jours avant la date limite de soumission. Le pouvoir adjudicateur n’est pas tenu de répondre aux questions reçues après cette date.
Ne dévoilez pas trop. Vos questions sont visibles par tous les concurrents (l’identité du questionneur n’est généralement pas visible, mais le contenu de la question l’est). Ne posez pas de questions qui révèlent votre stratégie ou approche innovante. Limitez-vous aux ambiguïtés objectives du cahier des charges.
Documentez vos questions. Tenez un registre interne des questions posées, de leur date et de la réponse reçue. C’est précieux en cas de contestation.
La note d’information
Les réponses du pouvoir adjudicateur apparaissent sous forme de notes d’information sur le forum e-Procurement. Ces notes peuvent clarifier les conditions du cahier des charges, mais aussi les modifier. Une note d’information qui modifie matériellement les spécifications a la même valeur juridique que le cahier des charges lui-même.
Important : consultez le forum activement et régulièrement. Le pouvoir adjudicateur n’est pas tenu de vous avertir par e-mail lorsqu’une nouvelle note apparaît (bien que beaucoup le fassent via les alertes e-Notification). Les notes manquées ne sont pas une excuse pour la non-conformité.
Avis rectificatifs et modifications
Si le pouvoir adjudicateur modifie le cahier des charges lui-même — non pas comme clarification mais comme adaptation substantielle — il publie un avis rectificatif (aussi appelé erratum ou corrigendum). Cela peut concerner des spécifications modifiées, des critères de sélection ajustés, des annexes corrigées ou de nouveaux documents.
Conséquence pour le délai
Lorsqu’un avis rectificatif modifie matériellement le contenu du marché, le pouvoir adjudicateur est tenu de prolonger le délai de soumission. La prolongation doit être suffisante pour permettre aux soumissionnaires d’adapter leur offre.
Il n’y a pas de prolongation minimale fixe — la loi parle d’une « prolongation appropriée » en proportion de l’importance de la modification. En pratique, cela varie de quelques jours à plusieurs semaines.
Attention : toute note d’information n’entraîne pas une prolongation du délai. Ce n’est que lorsque la modification est si substantielle que les soumissionnaires doivent reconsidérer leur offre qu’une prolongation est requise.
Planning interne : la checklist ‘time-to-submit’
Les bid managers expérimentés travaillent en remontant à partir de la date limite. Voici un calendrier pratique pour une procédure ouverte avec un délai de 35 jours.
Jour 1-3 : Analyse et bid/no-bid. Lisez le cahier des charges en profondeur. Inventoriez les critères éliminatoires (exigences de sélection, agréation, certificats). Prenez une décision bid/no-bid.
Jour 3-10 : Formuler les questions. Identifiez les ambiguïtés et contradictions. Rédigez des questions ciblées pour le forum. Tenez compte de la date limite des questions.
Jour 10-25 : Rédiger l’offre. Élaborez l’offre technique et substantielle. Rassemblez les preuves, références, certificats. Préparez le calcul du prix.
Jour 25-30 : Revue. Revue interne par un second lecteur (red team). Vérifiez la matrice de conformité : chaque document requis est-il présent ? Toutes les questions sont-elles traitées ?
Jour 30-33 : Traitement des notes d’information. Vérifiez toutes les notes publiées et intégrez les modifications éventuelles dans votre offre.
Jour 33-35 : Finalisation et soumission. Téléchargez votre offre sur e-Tendering. Soumettez bien avant la date limite — les problèmes techniques de dernière minute sont réels.
Erreurs fréquentes
Soumettre trop tard. La date limite sur e-Tendering est absolue. Une minute de retard est trop tard — le système bloque automatiquement la soumission. Ne planifiez pas de soumission dans la dernière heure.
Manquer des notes d’information. Si le pouvoir adjudicateur modifie une spécification via une note et que vous soumettez une offre basée sur la spécification originale, votre offre est potentiellement non conforme.
Surestimer l’anonymat. Bien que l’identité du questionneur ne soit pas toujours visible, le contenu de votre question peut révéler votre approche. Soyez stratégique dans ce que vous demandez.
Pas de contrôle des modifications interne. Pour les cahiers des charges complexes avec de multiples notes d’information, il est essentiel de tenir un registre de toutes les modifications et de leur impact sur votre offre. Sans contrôle des modifications, vous pouvez passer à côté de contradictions dans votre propre offre.