Die Informationsnotiz: Ihre Geheimwaffe bei Ausschreibungen

De nota van inlichtingen is een van de meest onderschatte instrumenten in het aanbestedingsproces. Slim gebruikt kan het je winstkans aanzienlijk verhogen. In dit artikel delen we hoe je er maximaal profijt uit haalt.

Wat is de nota van inlichtingen?

Bij elke aanbesteding krijgen geïnteresseerde partijen de kans om vragen te stellen over het bestek. De aanbestedende dienst bundelt alle vragen en antwoorden in de nota van inlichtingen, die aan iedereen wordt verstrekt.

Dit document is om meerdere redenen belangrijk:

• Het verduidelijkt onduidelijkheden in het bestek
• Het kan leiden tot wijzigingen in de procedure
• Het geeft inzicht in wat concurrenten belangrijk vinden
• Het biedt kansen om de opdracht beter af te stemmen op jouw kracht

Strategisch vragen stellen

Niet elke vraag is even waardevol. Hier zijn drie typen vragen die je winstkans verhogen:

1. Verduidelijkingsvragen

Deze vragen zorgen ervoor dat je precies weet wat er gevraagd wordt:

“In paragraaf 3.2 wordt gesproken over ‘aantoonbare ervaring’. Kunt u specificeren welke bewijsmiddelen hiervoor geaccepteerd worden?“

2. Grensverleggende vragen

Soms kun je de opdracht gunstiger maken voor jouw situatie:

“De eis van minimaal 5 referenties lijkt disproportioneel gezien de omvang van de opdracht. Bent u bereid dit te verlagen naar 3 referenties?“

3. Innovatievragen

Hiermee toon je expertise en creëer je onderscheidend vermogen:

“Staat u open voor alternatieve oplossingen die niet expliciet in het bestek zijn opgenomen, mits deze aantoonbaar tot betere resultaten leiden?”

Wat je juist niet moet vragen

Sommige vragen werken tegen je:

• Te specifieke vragen die je strategie verraden aan concurrenten
• Vragen die je zelf kunt beantwoorden door het bestek te lezen
• Klachten verpakt als vragen die je onprofessioneel doen overkomen
• Vragen over prijzen van concurrenten of marktconformiteit

De nota lezen als intelligence-bron

De vragen van anderen vertellen veel over de markt:

Aantal vragen — Veel vragen suggereert brede interesse (meer concurrentie)

Type vragen — Technische detailvragen wijzen op serieuze gegadigden

Verzoeken tot aanpassing — Concurrenten die bepaalde eisen willen versoepelen, voldoen daar waarschijnlijk niet aan

Innovatievoorstellen — Wijst op ambitieuze spelers die willen differentiëren

Timing is alles

De deadline voor het stellen van vragen is vaak 10-20 dagen voor de inschrijfdatum. Plan je vragen strategisch:

Vroeg vragen:

• Fundamentele onduidelijkheden
• Procedurevragen
• Vragen die je hele aanpak beïnvloeden

Laat vragen:

• Detailvragen (zodat concurrenten minder tijd hebben om te reageren op wijzigingen)
• Strategische vragen waarvan je niet wilt dat anderen erop inspelen

Wanneer je niet moet inschrijven

De nota van inlichtingen kan ook een signaal zijn om af te haken:

• De aanbesteder weigert redelijke aanpassingen
• Antwoorden onthullen dat de opdracht al “toegeschreven” lijkt
• De complexiteit blijkt veel groter dan gedacht
• Belangrijke vragen worden ontwijkend beantwoord

Dit bespaart je de tijd en kosten van een kansloze inschrijving.

Praktische tips

1. Lees de nota van vorige aanbestedingen van dezelfde dienst (via TED of e-Notification)
2. Stel vragen anoniem als je je strategie wilt beschermen
3. Wees professioneel in je taalgebruik
4. Documenteer alles — de nota kan juridisch relevant zijn bij bezwaar

---

Nooit meer een nota missen

Met TenderWolf ontvang je automatisch een melding wanneer de nota van inlichtingen gepubliceerd wordt. Zo heb je altijd de laatste informatie.

Start gratis met TenderWolf en mis geen cruciale updates meer.