Elke overheidsopdracht die in België of Europa wordt gepubliceerd, krijgt een of meerdere CPV-codes toegewezen. CPV staat voor Common Procurement Vocabulary — de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten. Het is het gestandaardiseerde classificatiesysteem van de Europese Unie waarmee het voorwerp van een opdracht eenduidig wordt beschreven, ongeacht de taal van de aankondiging.
Als ondernemer die meedingt naar overheidsopdrachten, zijn CPV-codes je belangrijkste zoeksleutel. Ze bepalen welke opdrachten je te zien krijgt in e-Notification, in TED, en in monitoring-tools als TenderWolf. Een verkeerd ingesteld CPV-profiel betekent dat je relevante opdrachten mist.
Waarom bestaan CPV-codes?
Vóór de invoering van de CPV gebruikte elk EU-land zijn eigen classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Een Belgisch bouwbedrijf dat een opdracht in Frankrijk zocht, moest de lokale nomenclatuur kennen. Dat maakte grensoverschrijdend aanbesteden onnodig complex.
De CPV lost dit op. Het systeem is beschikbaar in alle officiële EU-talen en biedt een uniforme structuur die in elk land identiek is. Sinds 1 februari 2006 is het gebruik van CPV-codes verplicht bij alle Europese en Belgische aanbestedingen. De huidige versie stamt uit Verordening (EG) nr. 213/2008, in werking sinds 17 september 2008.
De structuur: 8 cijfers + 1 controlecijfer
Een CPV-code bestaat uit acht cijfers gevolgd door een controlecijfer, gescheiden door een streepje. De hiërarchie verloopt van breed naar specifiek:
| Niveau | Cijfers | Formaat | Voorbeeld |
|---|---|---|---|
| Afdeling | 1-2 | XX000000-Y | 45000000-7 = Bouwwerkzaamheden |
| Groep | 3 | XXX00000-Y | 45200000-9 = Volledige of gedeeltelijke bouw- en civieltechnische werkzaamheden |
| Klasse | 4 | XXXX0000-Y | 45230000-8 = Bouwwerkzaamheden voor gebouwen |
| Categorie | 5 | XXXXX000-Y | 45233000-9 = Bovenbouw |
| Precisering | 6-8 | XXXXXXXX-Y | 45233252-0 = Wegdekwerkzaamheden |
Het negende cijfer (na het streepje) is uitsluitend een controlecijfer en speelt geen rol bij de classificatie.
Er bestaan meer dan 9.000 codes in de basiswoordenlijst, verdeeld over 45 afdelingen. De afdelingen 03 tot 44 dekken leveringen, 45 dekt werken, en 48 tot 98 dekken diensten — hoewel er overlap bestaat.
Aanvullende woordenlijst
Naast de basiswoordenlijst bestaat er een aanvullende woordenlijst waarmee je extra kenmerken kunt toevoegen. Deze codes bestaan uit een letter (de sectie) gevolgd door vier cijfers. Secties A tot M hebben betrekking op producteigenschappen (materiaal, functie, afmetingen), terwijl secties P tot U betrekking hebben op diensten.
Een voorbeeld: een opdracht voor kantoormeubelen (39130000-2) met als aanvullende code DA18 (voor gerecycleerd materiaal) maakt duidelijk dat het gaat om kantoormeubelen vervaardigd uit gerecycleerde grondstoffen.
In de praktijk wordt de aanvullende woordenlijst minder frequent gebruikt. De meeste aanbestedende overheden beperken zich tot de basiswoordenlijst. Toch kan het nuttig zijn om er rekening mee te houden bij het instellen van zoekprofielen.
Hoe kiest een aanbesteder de juiste CPV-code?
De aanbestedende overheid moet bij het publiceren van een opdracht een hoofd-CPV-code selecteren die het hoofdonderwerp van de opdracht het best beschrijft. Bij opdrachten die in percelen zijn verdeeld, krijgt elk perceel een eigen hoofd-CPV-code. Daarnaast mag de aanbesteder bijkomende CPV-codes toevoegen die secundaire onderdelen van de opdracht beschrijven.
TED (Tenders Electronic Daily) controleert of de gekozen hoofd-CPV-code past bij het type opdracht (werken, leveringen of diensten). Een onjuiste combinatie — bv. een CPV-code voor leveringen bij een opdracht die als werken is aangemerkt — wordt geweigerd.
De Europese Commissie raadt aan om een zo specifiek mogelijke code te kiezen. Een code op afdelingsniveau (bv. 45000000 “Bouwwerkzaamheden”) is te vaag en misleidend voor potentiële inschrijvers. Een code op categorie- of preciseringsniveau is informatiever en leidt tot betere matchmaking.
Hoe gebruik je CPV-codes als ondernemer?
Zoekprofielen instellen
In e-Notification en in monitoring-tools als TenderWolf stel je zoekprofielen in op basis van CPV-codes. Enkele richtlijnen:
Kies niet te smal. Een te specifieke code (bv. 45311200 enkel voor fittingen) kan ertoe leiden dat je opdrachten mist die iets breder zijn geformuleerd. Het is vaak verstandig om op klasse-niveau te zoeken en eventueel een tweede profiel op categorie-niveau in te stellen.
Combineer meerdere codes. Veel bedrijven zijn actief in meerdere domeinen. Maak voor elk domein een apart zoekprofiel met de relevante CPV-codes.
Veelgemaakte fouten
Enkel op CPV-codes vertrouwen. Niet alle aanbesteders kiezen de meest toepasselijke code. Een opdracht voor beveiligingscamera’s kan geclassificeerd worden onder 32323500 (videobewakingssystemen), maar ook onder 35125300 (beveiligingscamera’s) of zelfs onder een bredere IT-code. Zoek daarom altijd ook op trefwoorden naast CPV-codes.
De aanvullende woordenlijst negeren. Hoewel ze minder vaak wordt gebruikt, kan de aanvullende woordenlijst relevante opdrachten bevatten die je anders mist.
Verouderde profielen. Je activiteiten evolueren. Controleer je zoekprofielen minstens jaarlijks en voeg nieuwe CPV-codes toe als je nieuwe diensten of producten aanbiedt.
De meestgebruikte CPV-afdelingen
Om je een eerste oriëntatie te geven, hieronder de meest voorkomende afdelingen:
| Afdeling | Omschrijving |
|---|---|
| 09 | Aardolieproducten, brandstof, elektriciteit en andere energiebronnen |
| 30 | Kantoormachines, automatiseringsapparatuur en benodigdheden |
| 33 | Medische apparatuur, farmaceutische producten en producten voor lichaamsverzorging |
| 34 | Vervoersmaterieel en bijbehorende producten |
| 39 | Meubelen, huisraad, huishoudelijke apparatuur en benodigdheden |
| 45 | Bouwwerkzaamheden |
| 48 | Softwarepakketten en informatiesystemen |
| 50 | Reparatie- en onderhoudsdiensten |
| 71 | Diensten op het gebied van architectuur, bouwkunde, engineering en inspectie |
| 72 | IT-diensten: advisering, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning |
| 79 | Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, werving |
| 90 | Afval-, afvalwater- en milieudiensten |
CPV-codes in TenderWolf
TenderWolf maakt intensief gebruik van CPV-codes voor matchmaking. Bij het instellen van je profiel selecteer je de CPV-codes die bij je activiteiten passen. Het systeem matcht vervolgens automatisch nieuwe opdrachten met je profiel — maar gaat een stap verder dan e-Notification. TenderWolf combineert CPV-matchmaking met tekstanalyse van bestekteksten, zodat je ook opdrachten vindt die qua inhoud relevant zijn maar door de aanbesteder onder een minder voor de hand liggende CPV-code zijn geplaatst.