De keuze tussen een openbare en een niet-openbare procedure is de meest fundamentele procedurebeslissing in het aanbestedingsrecht. Beide zijn standaardprocedures — altijd beschikbaar, zonder bijzondere rechtvaardiging. Toch heeft de keuze concrete gevolgen voor hoe je als inschrijver je bid organiseert, welke documenten je wanneer indient, en hoeveel tijd je hebt.
De openbare procedure
Bij de openbare procedure kan elke belangstellende ondernemer een offerte indienen. Er is geen voorafgaande selectiefase: selectie en gunning gebeuren in één stap. De aanbesteder publiceert de aankondiging, alle geïnteresseerden dienen hun offerte in met de gevraagde bewijsstukken, en de aanbesteder beoordeelt zowel de geschiktheid als de kwaliteit van de offerte.
Kenmerken
De openbare procedure is de meest gebruikte procedure in België, zeker voor opdrachten onder de Europese drempels. Ze is transparant, relatief snel en administratief eenvoudiger dan de niet-openbare procedure.
Voordelen voor de aanbesteder: maximale mededinging, één procedurele stap, geen risico op een te beperkt kandidatenveld.
Voordelen voor de inschrijver: je hoeft niet door een selectiefase te komen om je offerte te mogen indienen. Elke partij met de juiste kwalificaties kan meedingen.
Nadelen: bij complexe opdrachten kan het aantal offertes hoog zijn, wat de evaluatielast voor de aanbesteder vergroot. Als inschrijver investeer je meteen in een volledige offerte, zonder zekerheid dat je wordt geselecteerd.
Minimumtermijnen
De minimumtermijn voor het indienen van offertes verschilt naargelang de opdracht boven of onder de Europese drempel valt.
Boven de Europese drempel: minimaal 35 dagen vanaf de datum van verzending van de aankondiging. Bij elektronische publicatie en elektronische beschikbaarheid van de opdrachtdocumenten kan dit worden ingekort tot 30 dagen. Bij urgentie (gemotiveerd) kan een verkorte termijn van 15 dagen worden gehanteerd.
Onder de Europese drempel (Belgisch recht): de minimumtermijn is 22 dagen bij nationale bekendmaking. Bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure gelden nog kortere termijnen.
De niet-openbare procedure
De niet-openbare procedure verloopt in twee fasen. In de eerste fase (selectie) dienen kandidaten een aanvraag tot deelneming in. De aanbesteder selecteert de kandidaten die aan de selectiecriteria voldoen. In de tweede fase (gunning) worden enkel de geselecteerde kandidaten uitgenodigd om een offerte in te dienen.
Kenmerken
Voordelen voor de aanbesteder: beheersbaar aantal offertes, mogelijkheid om het kandidatenveld te beperken (minimaal vijf, tenzij onvoldoende geschikte kandidaten), lagere evaluatielast.
Voordelen voor de inschrijver: als je geselecteerd bent, dien je een offerte in tegen een beperkt aantal concurrenten. De investering in de offerte is gerichter.
Nadelen: het proces duurt langer door de twee fases. Als inschrijver moet je twee keer actie ondernemen — eerst het selectiedossier, daarna de offerte. Mislukken in de selectiefase betekent dat je geen offerte kunt indienen, ook al had je de beste prijs.
Minimumtermijnen
Boven de Europese drempel:
- Fase 1 (aanvraag tot deelneming): minimaal 30 dagen vanaf verzending van de aankondiging.
- Fase 2 (offerte): minimaal 30 dagen vanaf verzending van de uitnodiging aan geselecteerde kandidaten. Bij urgentie kan fase 1 worden ingekort tot 15 dagen en fase 2 tot 10 dagen.
Onder de Europese drempel (Belgisch recht):
- Fase 1: minimaal 22 dagen.
- Fase 2: termijn vastgesteld door de aanbesteder, afhankelijk van de complexiteit.
De keuze vanuit het perspectief van de aanbesteder
De aanbesteder is vrij in zijn keuze tussen beide procedures. Er is geen regel die voorschrijft wanneer welke procedure moet worden gebruikt. In de praktijk zijn er wel patronen.
Openbare procedure wordt doorgaans gekozen bij: eenvoudigere opdrachten, opdrachten waar de markt breed is, leveringsopdrachten met duidelijke specificaties, opdrachten onder de Europese drempel.
Niet-openbare procedure wordt doorgaans gekozen bij: complexere opdrachten (grote ICT-projecten, bouw), opdrachten waar de aanbesteder het aantal deelnemers wil beperken, opdrachten waar de offerte-inspanning groot is en de aanbesteder enkel serieuze kandidaten wil uitnodigen.
Wat betekent dit voor je bidstrategie?
Bij een openbare procedure
Investeer selectief. Omdat er geen voorafgaande selectie is, kun je er veel tijd instoppen en toch niet geselecteerd worden. Doe een snelle bid/no-bid analyse op basis van het bestek vooraleer je begint.
Let op de bewijslast. Bij een openbare procedure moet je alle bewijsstukken meteen indienen. Zorg dat attesten, referenties en certificaten actueel zijn. Een verlopen attest kan leiden tot uitsluiting.
Bij een niet-openbare procedure
Investeer zwaar in de selectiefase. Dit is je ticket naar de offerte. Presenteer referenties overtuigend, zorg dat je financiële draagkracht en technische bekwaamheid duidelijk gedocumenteerd zijn. Een zwak selectiedossier sluit je uit, ongeacht de kwaliteit van je toekomstige offerte.
Gebruik de selectiefase als intelligence. Als je geselecteerd bent, weet je tegen wie je biedt. Bij niet-openbare procedures publiceert de aanbesteder doorgaans de lijst van geselecteerde kandidaten. Analyseer je concurrenten en pas je strategie aan.
Beheer je interne planning. Twee fases betekenen twee deadlines. Informeer je team dat er na de selectie een tweede inspanning volgt, vaak met een korte doorlooptijd.
Andere procedures in het kort
Naast de openbare en niet-openbare procedure bestaan er bijzondere procedures die de aanbesteder enkel mag inzetten als aan specifieke voorwaarden is voldaan.
Mededingingsprocedure met onderhandeling. De aanbesteder voert onderhandelingen met geselecteerde kandidaten. Toegestaan als de behoeften niet kunnen worden vervuld zonder aanpassing van beschikbare oplossingen, bij complexe specificaties, of na een mislukte openbare of niet-openbare procedure.
Concurrentiegerichte dialoog. De aanbesteder voert een dialoog met geselecteerde deelnemers om oplossingen te ontwikkelen. Gebruikt bij bijzonder complexe opdrachten waar de aanbesteder niet in staat is technische specificaties vast te stellen.
Innovatiepartnerschap. Gericht op de ontwikkeling van een innovatieve oplossing die nog niet op de markt bestaat, gevolgd door de aankoop ervan. Zelden gebruikt, maar relevant voor R&D-intensieve projecten.
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Enkel bij uitzonderlijke omstandigheden: technische exclusiviteit, extreme urgentie, of na herhaaldelijk mislukte procedures.