Transparantie is een van de grondbeginselen van het overheidsopdrachtenrecht. Maar dat beginsel is niet absoluut: aanbesteders moeten ook de vertrouwelijke bedrijfsinformatie van inschrijvers beschermen. Het spanningsveld tussen beide principes leidt in de praktijk tot veel vragen — en tot geschillen.
Het transparantiebeginsel
Artikel 4 van de wet van 17 juni 2016 en artikel 18 van richtlijn 2014/24/EU schrijven voor dat overheidsopdrachten op een transparante manier worden geplaatst. Dat beginsel heeft drie dimensies:
Vooraf: de opdrachtdocumenten moeten duidelijk, precies en ondubbelzinnig zijn. Alle inschrijvers moeten gelijke toegang krijgen tot dezelfde informatie.
Tijdens de procedure: de aanbesteder past de gepubliceerde criteria toe zoals aangekondigd. Wijzigingen worden bekendgemaakt. Vragen en antwoorden zijn voor alle inschrijvers beschikbaar.
Na de gunning: de aanbesteder motiveert zijn gunningsbeslissing en informeert de niet-geselecteerde of niet-gekozen inschrijvers over de redenen.
Motiveringsplicht
De motiveringsplicht is een directe uitwerking van het transparantiebeginsel. De aanbesteder moet in de gunningsbeslissing de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen offerte vermelden, samen met de naam van de begunstigde. Bij een niet-openbare procedure of een procedure met onderhandeling moet hij ook de redenen voor de niet-selectie meedelen.
De wet van 17 juni 2016 (artikel 29) bepaalt dat de aanbesteder op verzoek van een betrokken inschrijver een meer gedetailleerde motivering moet verstrekken. De inschrijver moet dit verzoek indienen binnen 15 dagen na ontvangst van de kennisgeving van de gunningsbeslissing.
Vertrouwelijkheid van informatie
Tegenover de transparantieplicht staat de plicht om vertrouwelijke informatie te beschermen.
Wat is beschermd?
Artikel 13 van de wet van 17 juni 2016 bepaalt dat de aanbesteder geen informatie mag bekendmaken die als vertrouwelijk is aangemerkt door de ondernemers, voor zover dit gerechtvaardigd is. Dit betreft onder meer:
- Fabrieks- of bedrijfsgeheimen. Technische knowhow, productieprocessen, gepatenteerde methoden.
- Vertrouwelijke aspecten van offertes. Prijsopbouw, gedetailleerde methodologie, innovatieve oplossingen.
- Commercieel gevoelige informatie. Margestructuur, personeelskosten, tarieven van onderaannemers.
Grenzen van de vertrouwelijkheid
De vertrouwelijkheidsbescherming is niet absoluut. De aanbesteder mag altijd:
- de totaalprijs of de eindscores van de inschrijvers bekendmaken,
- de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen offerte meedelen,
- de redenen voor afwijzing geven (zonder de exacte inhoud van concurrerende offertes te onthullen).
Het Hof van Justitie van de EU heeft in meerdere arresten bevestigd dat de motiveringsplicht prevaleert boven de vertrouwelijkheidsplicht wanneer een inschrijver deze motivering nodig heeft om zijn recht op een doeltreffend beroep uit te oefenen.
Toegang tot documenten
Openbaarheid van bestuur
In België geven de wet op openbaarheid van bestuur (federaal) en de regionale decreten het recht om bestuursdocumenten in te zien. Dit omvat in principe ook documenten uit aanbestedingsprocedures — maar met belangrijke beperkingen.
De aanbesteder mag de toegang weigeren als de openbaarmaking:
- afbreuk doet aan de vertrouwelijkheid van commerciële of industriële informatie,
- de mededinging vervalst bij lopende of toekomstige procedures,
- of de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen schendt.
Inzagerecht van de inschrijver
Na de gunningsbeslissing heeft een niet-gekozen inschrijver het recht om een gemotiveerde uitleg te vragen over de gunning. De aanbesteder moet dan een toelichting geven die voldoende gedetailleerd is om te beoordelen of een beroep zinvol is.
In de praktijk geeft de aanbesteder vaak:
- de score per gunningscriterium van de verzoeker,
- de score van de gekozen inschrijver per criterium,
- een kwalitatieve motivering per criterium,
- maar niet de volledige offerte van de winnaar.
Standstill-periode en transparantie
De verplichte wachttermijn (standstill) van minstens 15 dagen na de kennisgeving van de gunningsbeslissing is nauw verbonden met transparantie. Deze termijn geeft niet-gekozen inschrijvers de tijd om de motivering te bestuderen, aanvullende informatie op te vragen, en eventueel een schorsing te vorderen bij de Raad van State.
Zonder adequate motivering is de standstill-termijn een lege doos. Vandaar dat de rechtspraak steeds hogere eisen stelt aan de kwaliteit van de motivering.
Praktische aanbevelingen
Voor de aanbesteder
Motiveer proactief. Wacht niet op een verzoek om nadere motivering. Geef bij de gunningskennisgeving al voldoende informatie zodat inschrijvers de beslissing kunnen begrijpen.
Markeer vertrouwelijke passages. Vraag inschrijvers bij de indiening om expliciet aan te geven welke delen van hun offerte vertrouwelijk zijn en waarom. Dit vergemakkelijkt de beoordeling bij een inzageverzoek.
Documenteer de afweging. Leg in het gunningsverslag vast welke informatie vertrouwelijk is gehouden en op welke grond. Dit is waardevol bij een eventueel beroep.
Voor de inschrijver
Vraag altijd om nadere motivering. Na een negatieve gunningsbeslissing heb je 15 dagen om aanvullende informatie te vragen. Gebruik die termijn — de standstill-periode loopt ondertussen door.
Markeer vertrouwelijke informatie. Geef bij indiening duidelijk aan welke delen van je offerte bedrijfsgeheimen bevatten. Motiveer waarom. Een generieke stempel “vertrouwelijk” op de hele offerte heeft weinig gewicht.
Bewaar een vergelijkingsbasis. Houd je eigen scores en de motivering van de aanbesteder bij. Als de motivering onvoldoende is, is dat een grond voor schorsing bij de Raad van State.