Die Bekanntmachung eines öffentlichen Auftrags ist das Verfahren, mit dem ein öffentlicher Auftraggeber (z. B. die föderale oder flämische Regierung) seine Absicht bekannt gibt, einen Auftrag zu vergeben. Dies geschieht in der Regel durch eine Bekanntmachung in den Amtsblättern, wie dem Bulletin für das öffentliche Auftragswesen (BDA, jetzt e-Procurement) und dem Amtsblatt der Europäischen Union (OJEU oder TED). Ziel der Bekanntmachung ist es, einen ausreichenden Wettbewerb zu organisieren und interessierten Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich um den Auftrag zu bewerben.

Warum ist die Offenlegung des öffentlichen Auftragswesens wichtig?

Die Offenlegung des öffentlichen Auftragswesens ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Sie fördert Transparenz und Integrität im öffentlichen Auftragswesen, indem sie den Auftraggeber verpflichtet, den Auftrag objektiv und klar zu definieren und die Auswahl- und Zuschlagskriterien offen zu legen.
• Sie fördert den Wettbewerb und die Innovation, indem sie den Auftrag für ein möglichst breites Spektrum von potenziellen Bietern innerhalb und außerhalb Belgiens öffnet.
• Sie trägt zur Effizienz und Wirksamkeit des öffentlichen Auftragswesens bei, indem sie es dem Auftraggeber ermöglicht, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen und den Markt über die Durchführbarkeit und die Möglichkeiten des Auftrags zu befragen.

Wie funktioniert die Werbung für öffentliche Aufträge?

Die Veröffentlichung öffentlicher Aufträge erfolgt nach einer Reihe von Regeln und Grundsätzen, die von der Art, dem Wert und dem Verfahren des Auftrags abhängen. Die wichtigsten Aspekte der Veröffentlichung werden im Folgenden erläutert.

Schätzung des Auftragswerts

Die Schätzung des Auftragswerts ist ein entscheidender Schritt im Veröffentlichungsprozess, da sie darüber entscheidet, ob der Auftrag auf europäischer Ebene veröffentlicht werden muss oder nicht. Erreicht der geschätzte Auftragswert bestimmte Schwellenwerte, die alle zwei Jahre von der Europäischen Kommission festgelegt werden, muss der Auftrag sowohl im BDA als auch im Amtsblatt der EU veröffentlicht werden. Liegt der geschätzte Auftragswert unter den europäischen Schwellenwerten, genügt die Veröffentlichung im BDA.

Bei der Schätzung des Auftragswerts sollten alle Elemente berücksichtigt werden, die zu einer Erhöhung der Ausgaben führen können, z. B. Mehrwertsteuer, Optionen, Erweiterungen, variable Kosten, Wartungskosten usw. Die Schätzung sollte auf dem Gesamtwert des Auftrags beruhen und nicht auf dem Wert der einzelnen Lose oder Partien. Der Kostenvoranschlag sollte auch die Laufzeit des Auftrags berücksichtigen, die im Prinzip vier Jahre nicht überschreiten sollte.

Arten von Ankündigungen

Je nach Stadium und Zweck der Bekanntmachung können verschiedene Arten von Bekanntmachungen verwendet werden:

• Die Vorabinformation ist eine kurze, zusammengefasste Ankündigung aller öffentlichen Aufträge, die der öffentliche Auftraggeber im Rahmen eines bestimmten Haushalts- oder Haushaltsjahres zu vergeben beabsichtigt. Die Vorabbekanntmachung ist nicht obligatorisch, kann aber dazu dienen, den Markt über künftige Aufträge zu informieren und zu sensibilisieren. Die Vorabbekanntmachung kann auch dazu dienen, die Fristen für den Eingang von Angeboten zu verkürzen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
• Die Auftragsbekanntmachung ist die Hauptbekanntmachung, d. h. die eigentliche Veröffentlichung des Auftrags. Die Bekanntmachung enthält die wesentlichen Informationen über den Auftrag, wie z. B. Art, Umfang, Ort, Dauer, Bedingungen, Kriterien, Verfahren, Fristen, usw. Die Bekanntmachung muss die Informationen enthalten, die in den elektronischen Standardformularen der Europäischen Kommission und des Föderalen Öffentlichen Dienstes Politik und Unterstützung enthalten sind.
• Die Vergabebekanntmachung ist die Bekanntmachung, die der öffentliche Auftraggeber nach der Auftragsvergabe veröffentlicht. Die Bekanntmachung über die Auftragsvergabe enthält Informationen über das Ergebnis des Auftrags, wie den Namen und die Anschrift des erfolgreichen Bieters, den Wert oder den Preis des Auftrags, die Gründe für die Vergabeentscheidung usw. Die Bekanntmachung über die Zuschlagserteilung muss innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsabschluss veröffentlicht werden, und zwar sowohl für europaweit ausgeschriebene Aufträge als auch für solche, die nur auf belgischer Ebene ausgeschrieben werden.
• Die freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung ist eine Bekanntmachung, die der öffentliche Auftraggeber veröffentlichen kann, um seine Absicht anzuzeigen, einen Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung zu vergeben, sofern dies in Ausnahmefällen gesetzlich zulässig ist. Mit der Ankündigung einer freiwilligen Transparenzbekanntmachung soll die Rechtssicherheit erhöht und das Risiko der Nichtigkeit des Auftrags verringert werden. Die Ankündigung einer freiwilligen Transparenzbekanntmachung vor der Veröffentlichung muss die Gründe für die Vergabe des Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung angeben und eine Frist von mindestens 10 Tagen vor Abschluss des Auftrags einhalten.

Umfang und Fristen der Offenlegung

Die Höhe und der Zeitpunkt der Bekanntgabe hängen vom Wert und Verfahren des Auftrags ab. Es gibt zwei mögliche Ebenen der Bekanntmachung:

• Die europäische Ebene, die neben der Veröffentlichung in der BDA auch eine Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union erfordert. Diese Ebene ist obligatorisch für Aufträge, die die europäischen Schwellenwerte erreichen oder überschreiten. Diese Aufträge müssen den europäischen Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen entsprechen, die unter anderem Mindestfristen für den Eingang von Angeboten vorsehen. Diese Fristen variieren je nach gewähltem Verfahren, können aber in bestimmten Fällen verkürzt werden, z. B. durch eine Vorabinformation, durch den Einsatz elektronischer Mittel oder durch den Nachweis der Dringlichkeit.
• Das belgische Niveau, das nur eine Veröffentlichung im BDA erfordert. Diese Stufe gilt für Aufträge, die unter den europäischen Schwellenwerten, aber über den belgischen Schwellenwerten liegen. Diese Aufträge müssen den belgischen Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen entsprechen, in denen auch die Mindestfristen für den Eingang der Angebote festgelegt sind. Diese Fristen sind in der Regel kürzer als die europäischen Fristen, können aber je nach den Umständen des Auftrags auch angepasst werden.

Für Aufträge unterhalb der belgischen Schwellenwerte besteht keine Verpflichtung zur Veröffentlichung, aber es wird dennoch empfohlen, den Auftrag in irgendeiner Form bekannt zu machen, z. B. über die Website des öffentlichen Auftraggebers, um den Wettbewerb zu fördern und Transparenz zu gewährleisten.

Elektronische Kommunikationsmittel

Die Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel ist grundsätzlich für alle öffentlichen Aufträge vorgeschrieben, die auf europäischer oder belgischer Ebene ausgeschrieben werden, es sei denn, es gibt eine Ausnahme oder eine Übergangsfrist. Diese Verpflichtung gilt für alle Phasen des Verfahrens, von der Veröffentlichung bis zur Vergabe.

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