Eine Vergabeentscheidung ist ein Dokument, in dem der öffentliche Auftraggeber die Wahl des Lieferanten für einen öffentlichen Auftrag bekannt gibt. Im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe ist eine Vergabeentscheidung eine verbindliche und begründete Entscheidung, die Teil des Verfahrens zum Abschluss eines Vertrags zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Anbieter ist.
Der öffentliche Auftraggeber ist die öffentliche Einrichtung, die einen Auftrag für einen bestimmten Bedarf vergibt, z. B. für den Bau einer Schule, die Lieferung von Möbeln oder die Durchführung einer Studie. Der öffentliche Auftraggeber muss den Auftrag je nach Wert und Art des Auftrags durch eine Veröffentlichung im Amtsblatt für das öffentliche Auftragswesen oder auf einer europäischen Website bekannt geben. Die Veröffentlichung enthält die Bedingungen und Kriterien, die die Angebote erfüllen müssen, sowie die Frist und die Art und Weise der Einreichung.
Ein Unternehmen, das sich für den Auftrag interessiert, kann dem öffentlichen Auftraggeber ein Angebot vorlegen. Ein Angebot ist ein Dokument, in dem das Unternehmen ein Preisangebot für die Ausführung des Auftrags sowie technische Spezifikationen, Qualitätssicherungsmaßnahmen und Referenzen vorlegt. Ein Angebot muss innerhalb der vorgeschriebenen Frist und in der vorgeschriebenen Weise eingereicht werden, zum Beispiel über eine elektronische Plattform oder per Einschreiben.
Der Auftraggeber bewertet die Angebote anhand der vorgegebenen Kriterien, die sich auf Preis, Qualität, Nachhaltigkeit, Innovation oder Service beziehen können. Der öffentliche Auftraggeber wählt das beste Angebot aus und bereitet eine Vergabeentscheidung vor. Die Zuschlagsentscheidung muss die folgenden Elemente enthalten:
- Die Identifizierung des Auftrags und des Kunden
- Identifizierung des gewählten Lieferanten und Begründung der Wahl
- Identifizierung der anderen Bieter und Gründe für ihre Ablehnung
- Der Hinweis auf die Möglichkeit eines Rechtsbehelfs und die entsprechende Frist
Die Zuschlagsentscheidung ist allen Bietern mitzuteilen, sowohl dem erfolgreichen als auch den nicht erfolgreichen Bietern. Eine Zuschlagsentscheidung begründet keine vertragliche Verpflichtung. Sie entsteht erst mit dem Abschluss des Vertrags, nach Ablauf der Nachprüfungsfrist oder nach der Entscheidung über ein Rechtsmittel.
Die Vergabeentscheidung ist daher ein wichtiges Dokument sowohl für den Auftraggeber als auch für die beteiligten Unternehmen. Aus der Zuschlagsentscheidung geht hervor, wer den Auftrag erhalten hat und warum. Eine Zuschlagsentscheidung kann auch Anlass zu einer Beschwerde beim Staatsrat oder beim Gericht erster Instanz geben, wenn ein Bieter der Meinung ist, dass der Auftraggeber einen Fehler gemacht oder gegen das Gesetz verstoßen hat.
