Die Vergabemethode oder das Vergabeverfahren ist das Verfahren, das ein öffentlicher Auftraggeber bei der Vergabe eines öffentlichen Auftrags anwendet. Die Vergabemethode bestimmt unter anderem, wie der Auftrag bekannt gemacht wird, wie viele und welche Bieter eingeladen werden, wie die Angebote eingereicht und bewertet werden und wie der Vertrag abgeschlossen wird.
Wie wählt der Auftraggeber die Vergabemethode aus?
Der Auftraggeber hat einen gewissen Spielraum bei der Wahl der für den Auftrag am besten geeigneten Zuschlagsmethode. Er muss jedoch die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Art, Umfang und Komplexität des Auftrags. Einige Aufträge erfordern mehr Wettbewerb, Transparenz oder Dialog als andere.
- Der Wert des Auftrags. Es gelten unterschiedliche Schwellenwerte, die bestimmen, ob der Auftrag europäisch, national oder lokal ausgeschrieben werden muss.
- Die Rechtsvorschriften und Grundsätze des Vergaberechts. Der Auftraggeber muss die Regeln und Ausnahmen, die für die verschiedenen Vergabeverfahren gelten, kennen und beachten.
Der Auftraggeber muss auch die Art der Vergabe in der Bekanntmachung oder im Lastenheft vorab bekannt geben.
Welche Vergabeverfahren gibt es?
Es gibt mehrere Vergabemethoden, die sich im Grad der Offenheit, des Wettbewerbs und der Verhandlung unterscheiden. Die wichtigsten davon sind:
- Die Ausschreibung (offen oder beschränkt): ein Verfahren, bei dem jeder interessierte Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot abgeben kann (offen) oder bei dem nur die ausgewählten Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot abgeben können (beschränkt). Der Auftrag wird auf der Grundlage des niedrigsten Preises oder des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses vergeben. Eine Verhandlung ist nicht möglich.
- Die Ausschreibung (offen oder beschränkt): ein Verfahren, das der Ausschreibung ähnelt, aber mehr Flexibilität und Vereinfachung bietet. Der Auftrag wird immer auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses vergeben. Eine Verhandlung ist nicht möglich.
- Verhandlungsverfahren (ohne oder mit Veröffentlichung): Ein Verfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber mit einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern über die Auftragsbedingungen verhandelt. Der Auftrag wird auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses vergeben. Dieses Verfahren ist nur in bestimmten, im Gesetz aufgeführten Ausnahmefällen möglich.
- Wettbewerblicher Dialog: Ein Verfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber einen Dialog mit mehreren Unternehmern führt, um die Lösung zu finden, die seinen Bedürfnissen am besten entspricht. Der Auftrag wird auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses vergeben. Dieses Verfahren ist nur bei besonders komplexen Aufträgen möglich.
- Innovationspartnerschaft: Ein Verfahren, bei dem der Auftraggeber eine Partnerschaft mit einem oder mehreren Unternehmern eingeht, um ein innovatives Produkt, eine innovative Dienstleistung oder ein innovatives Werk zu entwickeln und zu beschaffen. Der Auftrag wird auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses vergeben. Dieses Verfahren ist nur bei Aufträgen möglich, die auf Innovation ausgerichtet sind.
Wie kann das Unternehmen, das sich um den Auftrag bewerben will, die Vergabemethode anwenden?
Das Unternehmen, das sich um den Zuschlag bewerben will, muss das Vergabeverfahren kennen und verstehen. Es sollte die folgenden Tipps beachten:
- Verfolgen Sie die Veröffentlichungen des öffentlichen Auftragswesens über offizielle Kanäle oder über eine spezielle Software und wählen Sie die Aufträge aus, die Ihren Aktivitäten, Fähigkeiten und Ambitionen entsprechen.
- Lesen Sie die Bekanntmachung oder die Verdingungsunterlagen sorgfältig durch und prüfen Sie, welche Vergabeart gilt, welche Bedingungen und Kriterien gelten und welche Unterlagen und Informationen Sie einreichen müssen.
- Bereiten Sie Ihr Angebot sorgfältig vor und beachten Sie die Anweisungen, Fristen und Formvorschriften des Auftraggebers. Achten Sie darauf, dass Ihr Angebot vollständig, klar und überzeugend ist.
- Nutzen Sie, wenn möglich, Gelegenheiten zur Information, zur Klärung oder zum Dialog, die der Kunde bietet. Stellen Sie relevante Fragen, geben Sie nützliche Anregungen oder Feedback und zeigen Sie Ihr Interesse und Ihre Motivation.
- Nehmen Sie ggf. professionell und konstruktiv an den Verhandlungen oder der elektronischen Auktion teil. Seien Sie bereit, Ihr Angebot bei Bedarf anzupassen oder zu verbessern.
