Die Auftragsunterlagen sind alle für den öffentlichen Auftrag geltenden Dokumente, die vom Auftraggeber erstellt oder erwähnt werden. Der Auftraggeber ist die öffentliche Behörde, die einen Auftrag für einen bestimmten Bedarf vergibt, z. B. den Bau einer Straße, den Kauf eines Fahrzeugs oder die Reinigung eines Gebäudes. Die Vertragsunterlagen enthalten die Bedingungen und Kriterien, die der Auftragnehmer erfüllen muss, um den Vertrag zu erfüllen. Der Auftragnehmer ist das Unternehmen oder die Person, die den Auftrag zu einem bestimmten Preis ausführen wird.
Die Auftragsunterlagen können je nach Art und Wert des Auftrags unterschiedliche Formen annehmen. Im Allgemeinen enthalten die Auftragsunterlagen die folgenden Elemente:
- Die Bekanntmachung: Dies ist das Dokument, in dem der öffentliche Auftraggeber den potenziellen Auftragnehmern den Auftrag ankündigt. Die Bekanntmachung enthält die wichtigsten Informationen über den Auftrag, wie z. B. die Beschreibung, den Kostenvoranschlag, das Verfahren, die Frist und die Art der Einreichung. Die Bekanntmachung wird je nach Wert und Art des Auftrags im Bulletin für das öffentliche Auftragswesen oder auf einer europäischen Website veröffentlicht.
- Der Auswahlleitfaden: Dies ist das Dokument, das der öffentliche Auftraggeber in einem zweistufigen Verfahren, wie dem nichtoffenen Verfahren, dem wettbewerblichen Verfahren mit Verhandlung, dem wettbewerblichen Dialog oder der Innovationspartnerschaft, verwenden kann. Der Auswahlleitfaden ist wie ein Lastenheft für die erste Stufe, in der der Auftraggeber die Bewerber auswählt, die an der zweiten Stufe teilnehmen können. Der Auswahlleitfaden enthält die Bedingungen und Kriterien für die qualitative Auswahl der Bewerber sowie allgemeine Informationen über den Auftrag und den weiteren Ablauf des Verfahrens.
- Das Lastenheft: Das Lastenheft ist das Dokument, das der Auftraggeber zur Beschreibung des Auftrags und zur Festlegung der Auftragsbedingungen verwendet. Das Lastenheft enthält die technischen Spezifikationen, die Preisbegründung, die Ausführungsbedingungen, die Zuschlagskriterien und die allgemeinen Bedingungen. Das Lastenheft wird den Bewerbern oder Bietern übermittelt, die ein Angebot für den Auftrag abgeben können.
- Das summarische Aufmaß oder Inventar: Dies ist das Dokument, das der Auftraggeber verwendet, um die Mengen und Einheitspreise des Auftrags zu bestimmen. Das Aufmaß oder die Bestandsaufnahme ist Teil der Leistungsbeschreibung und dient als Grundlage für die Berechnung des Gesamtpreises des Auftrags.
- Die zusätzlichen Informationen: Dies sind die Informationen, die der Auftraggeber den Bewerbern oder Bietern während des Verfahrens zur Verfügung stellt, z. B. um Fragen zu beantworten, Änderungen vorzunehmen oder Erläuterungen zu geben. Die zusätzlichen Informationen müssen allen Beteiligten rechtzeitig und in gleicher Weise mitgeteilt werden.
- Die Vereinbarung: Dies ist das Dokument, das vom Auftraggeber und vom Auftragnehmer zum Abschluss des Auftrags unterzeichnet wird. Die Vereinbarung enthält die wesentlichen Bestandteile des Vertrags, wie die Identität der Parteien, die Beschreibung des Auftrags, den Preis, die Dauer und die Unterschriften. Die Vereinbarung wird nach der Auftragsvergabe und nach Ablauf oder Erledigung etwaiger Rechtsmittel geschlossen.
Die Auftragsunterlagen sind also die Dokumente, die der Auftraggeber verfasst oder erwähnt, um den öffentlichen Auftrag zu regeln. Die Auftragsunterlagen sind für den Auftraggeber und den Auftragnehmer verbindlich und müssen eingehalten werden. Die Vertragsunterlagen müssen außerdem klar, vollständig und korrekt sein und den Gesetzen und Grundsätzen des öffentlichen Auftragswesens entsprechen.
